1. Alcance
Esta Política aplica a todas las reservas y servicios contratados con Dust Room Records, incluyendo:
- Sesiones regulares de estudio (DJ booth, grabación, mezcla, mastering, podcast, ensayos, clases).
- Eventos privados, listening parties, showcases y eventos curatoriales bajo la línea Dust Room Atmosphere.
- Sesiones con maestros DJ, instructores o ingenieros externos contratados.
- Servicios de Dust Room Atmosphere fuera del estudio (curaduría de venues externos).
- Compras en la tienda de vinilos y merchandising oficial (sección 9).
- Apartados y reservas de productos.
Cada categoría puede tener reglas específicas detalladas más abajo. Cuando una categoría no aparece de forma explícita, aplica la Política General (sección 2).
2. Política general — sesiones regulares de estudio
Toda reserva queda en estado “solicitada” hasta que el estudio la confirma. La confirmación implica el pago de un anticipo del 50% del total. El saldo se cubre el día de la sesión, antes de iniciar.
Una vez confirmada la reserva, aplica la siguiente política de cancelación:
- Más de 48 horas antes del inicio de la sesión: cancelación SIN COSTO. El anticipo es reembolsable o aplicable a otra fecha (a elección del cliente).
- Entre 24 y 48 horas antes: el anticipo del 50% se conserva como compensación por la franja horaria reservada. El cliente puede aplicar el monto a un crédito a favor con vigencia de 90 días (ver sección 6) en lugar de perderlo.
- Menos de 24 horas antes o no presentarse (no-show): se cobra el TOTAL de la sesión sin reembolso. Si el cliente no había liquidado el saldo, queda obligado a cubrirlo en los siguientes 5 días naturales.
El cómputo de horas se realiza con base en la hora de inicio confirmada de la sesión y la hora de notificación formal de cancelación (correo, WhatsApp con confirmación de recibido, llamada documentada).
3. Reagendamiento
El reagendamiento se rige por las siguientes reglas:
- Reagendar a otra fecha dentro de la MISMA SEMANA NATURAL de la reserva original: SIN PENALIZACIÓN, sujeto a disponibilidad. La nueva fecha debe confirmarse al menos 24 horas antes del nuevo horario.
- Reagendar a otra semana con más de 48 horas de anticipación al horario original: SIN PENALIZACIÓN. El anticipo se aplica íntegro a la nueva fecha.
- Reagendar entre 24 y 48 horas antes del horario original: penalización de 20% del monto total. El anticipo restante se aplica a la nueva fecha.
- Reagendar con menos de 24 horas o sin notificación previa: se considera cancelación tardía y aplica la política de la sección 2.
Cada reserva admite hasta 2 reagendamientos sin costo adicional dentro de su semana de origen. A partir del tercer reagendamiento se cobra una cuota administrativa equivalente al 10% del total.
La nueva fecha está sujeta a disponibilidad del estudio. Si no hay disponibilidad dentro de los siguientes 30 días naturales, el cliente puede optar por crédito a favor con vigencia de 90 días.
4. Eventos privados y Atmosphere
Eventos privados, listening parties, showcases, sesiones fotográficas, cumpleaños, lanzamientos y eventos curatoriales bajo la línea Dust Room Atmosphere se rigen por reglas más estrictas debido a la planeación, contratación de personal, servicios externos y bloqueo de calendario que implican:
- Más de 14 días naturales antes: cancelación con reembolso del 70% del anticipo. El 30% se conserva por gastos de planeación, reserva de calendario y costos administrativos.
- Entre 7 y 14 días antes: se conserva el 50% del monto total como compensación; reembolso del 50% restante.
- Entre 72 horas y 7 días antes: se conserva el 80% del monto total. Reembolso del 20% restante.
- Menos de 72 horas antes o no presentarse: se cobra el TOTAL del evento sin reembolso.
Servicios externos contratados a través del estudio (catering, DJ, fotografía, video, decoración, seguridad, hielo, alcohol) tienen sus propias políticas y pueden no ser reembolsables — se informará al cliente al momento de cotizar. La cuota de coordinación del estudio sobre estos servicios es no reembolsable a partir del momento en que se hizo la primera contratación con el proveedor.
Para eventos con capacidad cercana al máximo permitido (20 personas en zona común) o con horarios extendidos (después de 02:00 entre semana, 04:00 viernes y sábado), el estudio puede solicitar garantía adicional al anticipo del 50%. Estos términos se documentan en el contrato específico del evento.
5. Sesiones con maestros DJ, instructores e ingenieros externos
Para sesiones que incluyen la contratación de maestros DJ, instructores o ingenieros externos cuyos honorarios corren a cuenta del cliente, aplican plazos específicos definidos en el contrato de la sesión. Como referencia general:
- Más de 72 horas antes: cancelación sin costo adicional (solo aplica la política general sobre el anticipo del estudio).
- Entre 48 y 72 horas antes: se cobra el 50% de los honorarios del maestro/instructor/ingeniero, ya que su agenda quedó bloqueada y no es razonablemente reasignable.
- Menos de 48 horas antes: se cobra el 100% de los honorarios del maestro/instructor/ingeniero, además de aplicar la política general sobre el monto del estudio.
Estos montos son adicionales — no sustituyen — a los del estudio. El plazo y porcentaje específicos quedan documentados en el contrato firmado de cada sesión.
6. Reembolsos y créditos a favor
Cuando proceda reembolso, el cliente puede elegir entre dos opciones:
- Reembolso directo al método de pago original: se procesa dentro de los 5 a 10 días hábiles posteriores a la confirmación de procedencia. Aplican los plazos del banco/procesador (Stripe, MercadoPago, Clip, banco para SPEI). El estudio no controla esos tiempos.
- Crédito a favor: monto íntegro aplicable a cualquier servicio futuro del estudio, con vigencia de 90 días naturales contados desde la fecha de emisión del crédito. Se documenta en el sistema operativo del estudio y se notifica por correo y/o WhatsApp.
Los créditos a favor son nominativos (no transferibles a terceros sin autorización por escrito del estudio), son acumulables, y aplican al saldo total de cualquier servicio. No son canjeables por efectivo después de emitidos.
Los reembolsos por compras pagadas con tarjeta están sujetos a las comisiones del procesador. Si el reembolso requiere reversa de comisiones bancarias, esas comisiones se descuentan del monto reembolsado y se documentan en el comprobante.
7. Fuerza mayor y caso fortuito
Ninguna de las partes será responsable por incumplimiento o retraso cuando éste se deba a causas de fuerza mayor o caso fortuito conforme a la definición del Código Civil Federal, incluyendo de forma enunciativa: desastres naturales (sismos, inundaciones, incendios), pandemias o emergencias sanitarias, actos de autoridad (clausuras, restricciones, toques de queda), guerras, actos terroristas, manifestaciones, bloqueos, disturbios civiles, fallas generalizadas de energía, agua, conectividad o infraestructura urbana, ciberataques masivos, robo con violencia a las instalaciones y cualquier evento similar fuera del control razonable de las partes.
En caso de fuerza mayor:
- Si el evento impide al ESTUDIO prestar el servicio: el estudio reagenda sin costo a la fecha más cercana disponible, o emite crédito a favor por el monto íntegro pagado, a elección del cliente. No procede reembolso en efectivo salvo que el cliente acredite imposibilidad razonable de utilizar el crédito en los siguientes 12 meses.
- Si el evento impide al CLIENTE asistir (enfermedad grave, accidente, fallecimiento de familiar directo, emergencia comprobable): el estudio aplica el monto pagado como crédito a favor con vigencia extendida de 180 días, sin penalización. Se podrá solicitar documentación que acredite el evento (constancia médica, acta, etc.).
Para invocar fuerza mayor, la parte afectada debe notificar por escrito (correo a hola@dustroomrecords.com) dentro de las 48 horas siguientes al evento, describiendo la causa y, en su caso, aportando documentación.
8. Cancelación por parte del estudio
En el caso poco frecuente de que Dust Room Records deba cancelar una sesión o evento confirmado por causas atribuibles al estudio (falla técnica grave, indisponibilidad del local por causas internas, ausencia de personal sin reemplazo posible), el cliente puede elegir entre:
- Reagendar a la fecha más próxima disponible, sin costo adicional y con prioridad sobre la lista de espera.
- Crédito a favor por el 110% del monto pagado, con vigencia de 180 días.
- Reembolso íntegro del 100% del monto pagado, procesado en 5 a 10 días hábiles.
Si la cancelación por parte del estudio ocurre con menos de 24 horas de anticipación al horario confirmado, además de las opciones anteriores el cliente puede solicitar una compensación adicional del 20% sobre el monto pagado, en forma de crédito a favor.
La cancelación por parte del estudio por causas de fuerza mayor (sección 7) NO genera compensación adicional al 100% del monto pagado.
9. Tienda de vinilos y merchandising oficial
Las compras en la tienda de vinilos y merch oficial — directamente en el estudio, por catálogo digital o en eventos — se rigen por las siguientes reglas:
- Productos sellados o nuevos sin abrir: cambio o devolución dentro de los 5 días naturales posteriores a la compra, presentando el comprobante. Productos en perfecto estado, sin uso ni manipulación. Reembolso al método de pago original o crédito a favor (a elección del cliente).
- Productos abiertos, usados o sin empaque original: NO admiten cambio ni devolución, salvo defecto de fábrica acreditado dentro de las primeras 72 horas. En caso de defecto, se intercambia por el mismo producto en buen estado o, si no hay stock, se emite crédito a favor.
- Productos en oferta, liquidación, lanzamientos limitados o ediciones especiales: las ventas son finales, sin cambio ni devolución, salvo defecto de fábrica grave.
- Apartados de vinilos o productos: vigencia máxima de 5 días naturales. Después de ese plazo el producto se libera para venta general y el anticipo (si lo hubo) se conserva como crédito a favor del cliente.
Para devoluciones de productos comprados a distancia (por catálogo digital), el cliente cubre los costos de envío de retorno, salvo defecto de fábrica.
10. Membresías, pases y paquetes prepagados
Las membresías mensuales, pases de horas prepagadas y paquetes (bonos) tienen sus propias condiciones:
- Membresías mensuales: cancelación con preaviso de 30 días. El mes en curso se honra completo, no es prorrateable. Las horas no consumidas dentro del periodo no se reembolsan ni se acumulan.
- Pases de horas / bonos: vigencia de 6 meses desde la compra. No se reembolsan en efectivo. Si el cliente no puede usar el saldo dentro de la vigencia por causa de fuerza mayor (sección 7), el estudio extiende la vigencia hasta 6 meses adicionales.
- Las horas/sesiones individuales descontadas de un pase o membresía se rigen por la política general de cancelación (sección 2), pero las penalizaciones se aplican como descuento adicional al saldo del pase y no como cobro nuevo.
Los paquetes promocionales por temporada (Black Friday, Buen Fin, fechas especiales) pueden tener condiciones específicas que se informan al momento de la compra y prevalecen sobre esta política general.
11. Cómo solicitar una cancelación o reagendamiento
Toda solicitud de cancelación o reagendamiento debe realizarse por al menos uno de los siguientes canales formales:
- Correo electrónico a hola@dustroomrecords.com con el asunto “Cancelación” o “Reagendar” seguido de la fecha original.
- WhatsApp al número +52 55 5917 5675, asegurándose de recibir confirmación de recibido por parte del estudio (cualquier mensaje sin confirmación NO se considera notificación formal).
- Desde tu cuenta en el Workspace de Cliente (cuando esa funcionalidad esté disponible).
El cliente debe incluir: nombre, fecha y hora de la reserva, servicio contratado y motivo de la cancelación o reagendamiento. La fecha y hora de la solicitud formal son las que se usan para calcular plazos y aplicar la política correspondiente.
Cancelaciones notificadas por canales informales (mensaje directo en Instagram, comentario en post, mensaje a teléfono personal del staff) NO se consideran formales y pueden no procesarse a tiempo. El estudio no se hace responsable por cancelaciones no notificadas por los canales oficiales.
12. Casos especiales — consideraciones humanas
Más allá de las reglas escritas, el estudio se reserva la posibilidad de aplicar criterio razonable en situaciones especiales:
- Enfermedad o accidente acreditado del cliente o de un familiar directo: se busca reagendar sin penalización dentro de lo razonablemente posible, incluso fuera de los plazos descritos.
- Clientes con historial impecable en el estudio (3+ sesiones completadas en buen término): el estudio puede flexibilizar plazos en cancelaciones puntuales, sin que esto constituya precedente.
- Causas externas no contempladas en fuerza mayor pero claramente fuera del control del cliente: el estudio evalúa caso por caso.
Estas consideraciones son discrecionales del estudio, no constituyen derecho adquirido del cliente, y no se aplican de forma automática. Para invocarlas, el cliente debe explicar la situación por los canales formales (sección 11) y esperar la determinación del estudio.
13. Modificaciones a esta Política
Dust Room Records se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Las modificaciones se publican en dustroomrecords.com/legal/cancelacion con fecha de actualización visible. La política aplicable a cada reserva es la vigente al momento de su confirmación, no al momento de su uso.
Para reservas confirmadas antes de un cambio sustancial, aplican las condiciones vigentes al momento de la confirmación. El estudio notifica al cliente cualquier cambio relevante por correo y/o desde el Workspace de Cliente.
14. Contacto
Para dudas, aclaraciones o procesos de cancelación o reagendamiento, escríbenos a hola@dustroomrecords.com o por WhatsApp al +52 55 5917 5675.
Dust Room Records · Av. 5 de Mayo 32, Centro Histórico, Cuauhtémoc, Ciudad de México, C.P. 06000 · hola@dustroomrecords.com · +52 55 5917 5675